Un conductor llega al depósito a las 5 de la mañana. Tiene que hacer la inspección diaria del camión antes de salir a ruta. Agarra una planilla impresa, marca con una cruz "frenos OK", "luces OK", "neumáticos OK" en 30 segundos sin mirar nada, firma, y se sube al camión. La planilla queda en una pila arriba de un escritorio. Nadie la lee. Si hay un problema mecánico, se descubre en la ruta.
Esta era la realidad de una empresa de logística con 50 camiones que nos contactó pidiendo ayuda. No era un caso extremo — es lo que pasa en la mayoría de las flotas que gestionan mantenimiento con papel y planillas.
Lo que construimos para ellos se convirtió en FleetCheck, una plataforma que hoy cualquier empresa con vehículos o activos puede usar.
El diagnóstico: tres problemas que se alimentan entre sí
Cuando hicimos el relevamiento inicial, encontramos tres problemas que parecían separados pero estaban conectados:
Las inspecciones no generaban datos
Los conductores completaban checklists en papel todos los días, pero esa información no iba a ningún lado. No había forma de saber si un camión tenía un patrón de fallas, si un conductor siempre reportaba los mismos problemas, o si un tipo de vehículo era más problemático que otro.
El papel es un agujero negro de información. Entra y no sale.
El mantenimiento era 100% reactivo
Sin datos de inspecciones, el único trigger para mantenimiento era que algo se rompiera. No había preventivo, no había seguimiento de frecuencias de service, no había alertas de desgaste progresivo. Cada reparación era una emergencia, con el camión parado y entregas retrasadas.
El costo de mantenimiento reactivo es entre 3 y 5 veces mayor que el preventivo. No solo por la reparación en sí, sino por el tiempo fuera de servicio, las penalidades por entregas tardías, y los fletes de emergencia para cubrir la unidad.
Los documentos se vencían sin que nadie se enterara
Seguros, VTV, habilitaciones, licencias de conducir. Cada camión y cada conductor tiene entre 5 y 10 documentos con fecha de vencimiento. Multiplicá eso por 50 camiones y 60 conductores y tenés más de 500 fechas que alguien tiene que controlar.
Lo hacían con una planilla de Excel. Y como pasa con todas las planillas que dependen de que alguien la actualice manualmente, siempre había documentos vencidos que se descubrían en un control de ruta o peor, en un accidente.
Un camión circulando con la VTV vencida o sin seguro vigente es una bomba legal. En caso de accidente, la empresa pierde toda cobertura y asume responsabilidad total.
La solución: FleetCheck
En vez de parchar los problemas por separado, diseñamos una plataforma que los resolviera de raíz. FleetCheck tiene cuatro módulos que trabajan integrados:
1. Inspecciones digitales
Reemplazamos las planillas de papel por checklists digitales en el celular. El conductor abre la app, escanea el QR del camión, y completa la inspección guiada punto por punto.
Cada punto de inspección tiene tres opciones: OK, con observación, o falla. Si marca falla, el sistema le pide una foto obligatoria y una descripción. No puede saltear puntos ni completar todo en 30 segundos marcando "OK" sin mirar.
Lo que cambia todo: cada inspección queda registrada con fecha, hora, conductor, vehículo, ubicación GPS y fotos. Esa información ya no desaparece en una pila de papeles. Se convierte en datos que alimentan el resto del sistema.
Las plantillas de inspección son configurables. La empresa puede tener una plantilla para pre-viaje, otra para post-viaje, otra para inspección semanal profunda. Cada tipo de vehículo puede tener su propia plantilla con puntos de control específicos.
2. Órdenes de trabajo
Cuando una inspección detecta una falla, el sistema genera automáticamente una orden de trabajo y la asigna al taller o al proveedor correspondiente.
El flujo completo:
- El conductor reporta una falla en la inspección
- Se crea una orden de trabajo con los datos del vehículo, la descripción del problema y las fotos
- El responsable de mantenimiento revisa, prioriza y asigna
- El mecánico registra los trabajos realizados, repuestos usados y horas
- Se cierra la orden y queda en el historial del vehículo
Cada orden tiene estados visibles para todos: pendiente, en progreso, completada. El responsable de flota ve en un dashboard cuántas órdenes abiertas hay, cuáles están atrasadas, y qué camiones están fuera de servicio.
3. QR por activo
Cada camión, acoplado, autoelevador o activo de la empresa tiene un código QR único pegado en un lugar visible. Escanearlo desde cualquier celular abre la ficha completa del activo:
- Datos del vehículo (marca, modelo, patente, año, kilometraje)
- Historial de inspecciones
- Órdenes de trabajo abiertas y cerradas
- Documentos vigentes y próximos a vencer
- Próximo service programado
No hace falta buscar en planillas ni preguntar "¿cuándo fue el último service de este camión?". Se escanea el QR y la respuesta está ahí.
4. Alertas de vencimientos
Todos los documentos con fecha de vencimiento se cargan al sistema: seguros, VTV, habilitaciones, licencias, permisos. FleetCheck envía alertas automáticas a 30 días, 15 días y 7 días antes del vencimiento.
Las alertas llegan por email y como notificación en el dashboard. El responsable de flota ve un panel con todos los documentos próximos a vencer, organizados por urgencia. No necesita acordarse de revisar la planilla — el sistema le avisa.
Resultados después de 6 meses
Los números hablan:
Inspecciones completadas correctamente: de ~30% (estimación con papel, donde la mayoría se llenaba mecánicamente) a 94% con el sistema digital. Los conductores completan la inspección real porque el sistema los guía y no les permite saltear puntos.
Tiempo de detección de fallas: de "cuando se rompe en ruta" a detección en la inspección diaria pre-viaje. El 70% de las fallas mecánicas ahora se detectan antes de que el camión salga.
Documentos vencidos en circulación: de un promedio de 8-12 documentos vencidos en cualquier momento a cero. Las alertas eliminaron el problema por completo.
Órdenes de trabajo sin cerrar: se redujo el backlog de mantenimiento pendiente en un 60% en los primeros 3 meses, simplemente porque ahora había visibilidad de qué estaba pendiente.
El ROI más difícil de cuantificar pero más importante: la reducción de riesgo legal. Un solo accidente con documentación vencida puede costar más que años de suscripción a una plataforma de gestión de flota.
Cómo lo construimos (para los técnicos)
FleetCheck corre sobre el mismo stack que usamos para todas nuestras apps:
- Frontend: Next.js + TypeScript + Tailwind CSS
- Backend: Supabase (PostgreSQL + Auth + Edge Functions)
- Mobile: React Native para la app de inspección del conductor
- QR: Generación dinámica vinculada al ID del activo
- Alertas: Edge Functions con cron jobs que evalúan vencimientos diariamente
- Storage: Supabase Storage para las fotos de inspección
La implementación inicial tomó 10 semanas desde el relevamiento hasta la puesta en producción. Las primeras 2 semanas fueron de diseño y definición funcional con el equipo de la empresa, las siguientes 6 de desarrollo, y las últimas 2 de testing y ajustes con usuarios reales.
El costo de infraestructura mensual para 50 camiones, 60 conductores y miles de inspecciones es de menos de USD 50/mes. La mayor parte del costo de Supabase es almacenamiento de fotos, y con la compresión que aplicamos, cada inspección con 5 fotos pesa menos de 2MB.
¿Para qué tipo de empresa sirve?
FleetCheck fue diseñado para la empresa de logística que lo originó, pero la lógica aplica a cualquier operación con activos que necesiten mantenimiento:
- Transporte y logística: camiones, utilitarios, acoplados
- Construcción: maquinaria pesada, herramientas de valor
- Minería: equipos de operación, vehículos especiales
- Empresas con flota propia: cualquier empresa que tenga 10+ vehículos y necesite controlar inspecciones, mantenimiento y documentación
- Alquiler de vehículos: control de estado entre entregas y devoluciones
La plataforma es multi-tenant: cada empresa tiene sus datos aislados, sus propias plantillas de inspección, y sus propios roles de usuario.
Conclusión
Digitalizar el mantenimiento de una flota no es un proyecto de innovación. Es una necesidad operativa. El papel no escala, las planillas no alertan, y el mantenimiento reactivo es caro.
Lo que más impacta no es la tecnología en sí — es convertir inspecciones que antes eran un trámite burocrático en una fuente real de datos que alimenta decisiones de mantenimiento. Cuando sabés qué pasa con cada vehículo todos los días, dejás de apagar incendios y empezás a prevenirlos.
FleetCheck es un producto de Richmond Analytics. Si tu empresa tiene una flota y el mantenimiento todavía depende de papel y planillas, hablemos.
